В компаниях и организациях действуют свои требования относительно периода хранения и утилизации документов. Одни бумаги хранятся месяц, другие — год, а третьи 10 лет или на протяжении всего срока существования предприятия. Все они размещаются в архивах. Но после истечения срока хранения документы уничтожаются, что позволяет освободить место для новых. Поскольку такие документы содержат конфиденциальную информацию, их нельзя выкидывать.
Ликвидация выполняется специализированными компаниями с возможностью вывоза в Челябинске за деньги картона и документов с территории заказчика.
Какие способы уничтожения используются
Специализированные пункты осуществляют прием в Челябинске макулатуры и документов с истекшим сроком хранения:
- Налоговые;
- Бухгалтерские;
- Кадровые.
Способ их ликвидации определяет руководитель компании.
К числу доступных вариантов относят:
1. Процедура «варки», в процессе которой документы измельчаются и объединяются с химическими реагентами;
2. Шредирование или измельчение на специальном оборудовании, которое позволяет разрезать документ на мелкие фрагменты. Такой способ уничтожение не дает впоследствии их собрать и раскрыть конфиденциальные данные;
3. Кипование. Документы спрессовываются в кипы, которые идут на повторную переработку с получением новой бумажной продукции. В процессе переработки макулатура измельчается, заливается водой, распускается на целлюлозные волокна и очищается от клея и посторонних включений.
Сдать макулатуру в пункт приема или на перерабатывающие предприятия организация может самостоятельно или заказать услуги вывоза спецтранспортом при большом объеме. Они предоставляются при массе архивных документов свыше 300 кг.
Стоимость уничтожения зависит от выбранного способа, объема макулатуры, а также расположения офиса, если ликвидация проводится на территории заказчика.
В процессе уничтожения документов составляется акт, который подписывает экспертная комиссия. Он содержит сведения, относительно количество уничтоженных документов, используемого способа и даты проведения ликвидации. Документ подписывается членами комиссии.
При уничтожении архивов на перерабатывающем предприятии клиент (руководитель компании) может присутствовать лично. Это позволяет обеспечить полный контроль и сохранение конфиденциальности сведений, которые содержат документы.
