На каждом предприятии, нет зависимо от рода его деятельности, объёмов производства и численности сотрудников, проводятся работы с документацией. Документооборот может быть различным. Но рано или поздно бумаги скапливаются и встаёт вопрос, что же с ними делать.
Рационально утвердить «порядок обращения с документами», в котором были прописаны основные моменты. К ним относятся:
• Разделение на группы по ценности информации и срокам хранения.
Очевидно, что сведения, отраженные в документах имеют различный характер. Именно это определяет срок хранения документов на рабочем месте у исполнителя и в архиве. Документы, не несущие ценной информации могут утилизироваться сразу после завершения работы по ним. Те же, что содержат сведения имеющие отношения к коммерческой и государственной тайне могут храниться в архиве до 50 (в отдельных случаях и более) лет.
• Архивирование
Отправление документа в архив осуществляется путем составления акта, который подписывает сотрудник, ответственный за ведение архива.
• Списание
По истечению срока хранения документа в архиве, производится его изъятие оттуда, о чем делается соответствующая отметка.
Составляется акт списания. Так же стоит поступать и с документами, не подлежащими хранению.
Удобно это проводить с определенной периодичностью, что уменьшает трудозатраты.
• Утилизация
Может проводиться путем сжигания. Это крайне нежелательный вариант. Он наносит вред окружающей среде. Оптимальный вариант – передача отработанной документации в пункты приема макулатуры. Секретные материалы могут быть уничижены путем измельчения или растворения в гидрообразователе в присутствии представителя вашей организации.
Утилизация документов
Прием макулатуры в Челябинске ведет предприятие «Урал-макулатура». Мы даем гарантию сохранения сведений, содержащихся в документах, переданных на утилизацию. Утилизация архивных документов производится путем растворения. Преимущество этого метода в том, что в этом случае документация перерабатывается так же, как и макулатура и может быть использована в дальнейшем в качестве вторичного волокна. «Урал-макулатура» (Челябинск) на все уничтоженные бумаги выдает «акт об утилизации». Его можно приложить к отчету, который ваше предприятие сдает регулярно в контролирующие природоохранный органы. Имея этот документ вы можете законным путем уйти от уплаты экологического сбора за бумажные отходы.
Если ваше предприятие вдумчиво относится к использованию своих ресурсов, то утилизация документов таким способом, должна вас заинтересовать.
Макулатура может быть увезена из вашей организации силами нашей компании.
