Любая организация, независимо от сферы деятельности, формы и размера, ведёт бухгалтерские, налоговые, кадровые и другие документы. Со временем документация скапливается в огромных количествах, поэтому размещается в архивах. Архивные документы сортируются по важности и сроку хранения.
По истечении этого промежутка времени они утилизируются. Но недостаточно просто выполнить сбор макулатуры и сдать её в пункт приема, утилизация выполняется в соответствии с правилами и утверждённой технологией, поскольку документы могут содержать важную или конфиденциальную информацию.
Порядок уничтожения
Существует определённый порядок уничтожения архивные документации. В руках конкурентов и третьих лиц документ с секретной информацией может стать причиной серьезных проблем.
Уничтожение документов помогает освободить место для хранения новых архивов.
Оно проводится двумя методами:
Сжигание. Старый и менее распространённый в настоящие дни способ. Недостаток его заключается в пожароопасности и невозможности полного уничтожения архивов;
Шредирование. Во втором случае документы проходят через шредер, который их измельчает. Сложность этого способа заключается в высокой стоимости оборудования. После измельчённые частицы подлежат переработке, можно сдать бумагу на макулатуру по ценам пункта приема.
По завершению уничтожения составляется акт. При проведении этой процедуры сторонней организацией обязательно присутствие заказчика, может вестись видеосъемка.
Ещё одним способом уничтожения является использование химических реагентов, которые помогают превратить архивы в гомогенную бумажную массу. Этот метод является надёжным и предотвращает возможность их восстановления.
К основным правилам уничтожения архивов относят:
Официальное документальное оформление процесса — подписание акта;
Полная ликвидация документации, которая исключает возможность её восстановления;
Допустимо уничтожение только тех официальных бумаг, срок хранения которых вышел.
Обратите внимание! Перед утилизированием обязательно проводится экспертиза архивной документации для определения её ценности и степени конфиденциальности.
После завершения процесса измельчения заказчиком согласовываются условия вывоза макулатуры из дома или предприятия для последующей повторной переработки.
